Кража материальных ценностей, переданных под отчет

Решаем проблемы с материальной ответственностью работников

Кража материальных ценностей, переданных под отчет

Для того чтобы взыскать с материально ответственного лица причиненный по его вине ущерб, необходимо помимо заключения дог вора о полной материальной ответственности правильно оформить приемку-передачу материальных ценностей.

Например, при приеме на материально ответственную работу письменно зафиксировать, какое имущество и другие ценности сотруднику вверяются.

А при его уходе в отпуск или при ином длительном отсутствии на рабочем месте, переводе на другую должность или увольнении – сверить их наличие с данными бухгалтерского учета.

В противном случае доказать, что недостача или порча имущества произошла по вине этого сотрудника, будет проблематично. Итак, давайте посмотрим, как же следует оформить приемку-передачу материальных ценностей.

Порядок проведения инвентаризации

Для начала необходимо провести инвентаризацию. Следует помнить, что при смене материально ответственных лиц, даже если материальная ответственность возлагается на другое лицо временно (например, на время очередного отпуска), проведение инвентаризации обязательно1.

Инвентаризация, как правило, проводится в соответствии с внутренними документами организации, которые разрабатываются на основе Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств2.

Для проведения этой процедуры в организации должна быть создана комиссия, персональный состав которой назначается приказом (по унифицированной форме № ИНВ-223).

В приказе указываются также даты начала проведения инвентаризации и ее окончания После подписания указанный документ нужно зарегистрировать в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-233) и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.

При проведении инвентаризации важно помнить следующее:

– до ее начала материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию (или переданы комиссии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход4;

– проверка фактического наличия имущества должна проводиться при обязательном участии материально ответственных лиц; – в проведении инвентаризации должны участвовать все члены комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них послужит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными; – инвентаризация должна осуществляться на день приемки-передачи дел.

Документы по результатам проведения инвентаризации оформляются по унифицированным формам5. Так, например, данные проверок фиксируются в описи и акте по соответствующим формам № ИНВ-3 и ИНВ-4.

Если данные описи и акта отличаются от данных бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-2б.

Документы, составленные по результатам инвентаризации, должны быть подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

Цитируем закон

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записан¬ных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильныхзаписей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Пункт 2.9 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

Оформляем приемку-передачу материальных ценностей

Согласно пункту 2.10 Методических указаний, при проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество должен расписаться в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

Однако следует отметить, что для полного завершения процедуры приемки-передачи этого недостаточно.

При смене материально ответственных лиц (например, при переводе материально ответственного лица на другую должность или увольнении) кроме материалов обязательной инвентаризации должен быть оформлен также акт6.

Унифицированной формы акта приемки-передачи не имеется. Поэтому он составляется в произвольной форме, но с соблюдением следующих требований. В акте рекомендуется отражать наименование передаваемого имущества (материальных ценностей) с указанием по каждой позиции: единицы измерения; цены за единицу продукции; количества передаваемого имущества и на какую сумму (стоимость). Следует иметь в виду, что для заполнения этих данных могут использоваться результаты инвентаризации. В обязательном порядке в акте должна быть указана дата совершения приемки-передачи материальных ценностей. И по завершении процедуры приемки-передачи акт должен быть заверен подписями сторон (с расшифровкой Ф.И.О. и должностей). Указанный документ, согласно приказу Минфина № 119н, должен быть завизирован главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утвержден руководителем организации, а по складам и другим местам хранения – руководителем соответствующего структурного подразделения. То есть данные, указанные в акте, должны быть еще раз сверены с данными инвентаризации и бухгалтерского учета. После чего работник, сдавший материальные ценности, освобождается от занимаемой должности (оформляется перевод на другую должность или увольнение), а с новым материально ответственным лицом заключается договор о полной материальной ответственности. Обращаем ваше внимание, что процедуру приемки-передачи необходимо завершить до даты увольнения материально ответственного лица или перевода его на другую должность, с тем чтобы в случае выявления недостачи урегулировать разногласия на месте (запросить письменные объяснения; в случае отказа или уклонения работника от дачи объяснений – составить соответствующий акт и т. п.). Определяем размер ущерба   В случае выявления недостачи (или порчи имущества) размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом износа этого имущества) (ст. 246 ТК РФ).  

Пример

 

В ходе инвентаризации была выявлена недостача  2 новых телефонных аппаратов. Закупочная цена каждого из них составляла 5000 руб. А ры­ночная цена на момент причинения ущерба – 6300 руб.

Кладовщик по данному факту в письменных объяснениях признал, что утрата произошла по его вине (два месяца назад он забыл закрыть складское помещение, в котором хранились телефонные аппараты).

И добровольно согласился возместить причиненный ущерб, который составил 12600 руб.

Источник: https://gsl.org/ru/press-center/press/%D1%80%D0%B5%D1%88%D0%B0%D0%B5%D0%BC-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B1%D0%BB%D0%B5%D0%BC%D1%8B-%D1%81-%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82/

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Кража материальных ценностей, переданных под отчет

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Юридическая консультация онлайн 9111.ru

Кража материальных ценностей, переданных под отчет
2. Я старшая мед. сестра, сегодня пришел приказ о передачи оборудование, которое находится в моей материальной ответственности, в другой город и как мне сообщили, что акта о передачи оформляться не будет.

Вопрос законна такая операция и я так же буду нести ответственность за оборудование?

2.1.

Вы правильно мыслите, необходимо оформлять актом передачи (не важно временно или навсегда и на каком основании)

3. Например, ООО является юрлицом, она учреждает ОНО, кто будет председателем Правления ОНО – человек со стороны?, или это скрытая форма передачи прав пользования материальными ценностями определенному лицу?

3.1. Абстрактный вопрос – конечно же лицо, указанное в учредительных документах, избрано ли оно или назначено по установленной в организации процедуре.

4. Мне передали магазин, без проведения полной инвентаризации и передаче товарно материальных ценностей. И просят подписать документ о материальной ответственности. Как составить правильно составить документ о том что я приняла магазин без инвентаризации. Компания готова его подписать.

4.1. Если вы принимаете магазин, то вы автоматически становитесь участником коллективного договора о материальной ответственности, даже если вы его не подписываете. Так что проводите ревизию и не приступайте к работе пока не проведете ревизию.

4.2. Я бы не советовала подписывать документ о материальной ответственности без инвентаризации. В дальнейшем могут возникнуть проблемы. Попробуйте договориться о проведении инвентаризации до момента передачи.
Удачи Вам!

5. Со мной был подписан трудовой договор и договор о материальной ответственности, сейчас требуют подписать при увольнении акт передачи, при этом актов приема я не подписывала при вступлении в должность ревизия проводилась до вступления меня в должность доступ к кассе был и у других материально ответственных лиц. Законны ли сейчас действия если я ничего не принимала под подпись.

5.1. Акт передачи чего именно Вам предлагает подписать работодатель? И каковы условия договора о материальной ответственности?
Уточните, это имеет значение для Ваших дальнейших действий.

5.2. Ничего не подписывайтесь, у Вас такой обязанности нет.

6. Работаю сторожем. Иногда работодатель привлекает меня сопровождать сыпучие грузы. Заставляет подписать договор о полной бригадной материальной ответственности, приказ о назначении меня бригадиром (сопровождает три сторожа), акт приема передачи груза, приказ о назначении меня проводником груза. Груз грузят мокрым, в дороге может высохнуть. Можно ли дописать в акте приема-сдачи от руки, что груз погружен мокрым, чтоб работодатель не смог взыскать недостачу?

6.1. В акте приемки груза необходимо прописать все технические характеристики груза. Но от руки Вы дописывать можете только с согласия грузоотправителя, если на этом исправлении будет стоять печать и подпись уполномоченного лица. В противном случае такое исправление не будет иметь юридической силы.

7. На работе мне начальник дал топливную карточку, я за нее не расписывался, и не ознакамливался с условиями использования этой карточки, потом по указанию этого же начальника топливная карта использовалась другими работниками. Договор о материальной ответственности подписывал, но про топливную карту там нет и слова. И нет самого факта передачи мне этой карты. Сейчас я собрался увольняться, и с меня требуют погасить задолженность по этой карте. Законно ли это?

7.1. Нет, это абсолютно незаконно.

7.2. Аркадий, если Вы использовали карту, то обязаны оплатить использованный бензин, но только тот, который использовали в личных целях. Пусть бухгалтерия даст расчёт. Чужие затраты Вы не обязаны оплачивать. Но тут надо садиться и считать.

8. Пять лет назад на меня возложили материальную ответственность. При этом передачи мат ценностей не было. Инвентаризация не проводилась. Сейчас я увольняюсь. Мне говорят что если обнаружится недостача то возмещать буду я. Какие у меня перспективы? Спасибо.

8.1. Если подписывали соглашение о материальной ответственности, то могут взыскать. Всё может быть.

8.2. Если есть договор о полной мат ответственности, то будете ее нести.Вы же за 5 лет проводили разного рода инвентаризации, отчеты и т.п.

Отсюда и будут доказательства.. при проведении и сопоставлении с нынешними результатами..

8.3. Татьяна!

Учитывая, что вы договор о полной материальной ответственности не подписывали, то и предъявлять вам претензии не имеют права! Если такое произойдет, обращайтесь за юридической помощью к волгоградским юристам сайта по вашему выбору.

8.4. В суде заявите о пропуске срока исковой давности.

9. Я ип. В течении какого времени я могу подать на бывшего продавца за недостачу? Работала она не трудоустроена, акта о материальной ответственности нет, передачи магазина тоже не было. Вещи она принимала и записывала на бумажки, вещей не хватает, на камерах видно что молодые люди выходят с вещами. Если собрать свидетелей и видео с камер. Могу ли я взыскать и привлечь к ответственности через суд, продавца?

9.1. Согласно ст. 61. Трудового кодекса РФ, трудовой договор вступает в силу с момента подписания, либо со дня фактического допущения работника к работе. Так же ТК РФ указывает, что договор должен быть письменным.

По большому счету, проведя ревизию и отразив это в акте (при наличии акта о первоначальной передачи товара), факт недостачи будет подтвержден, но без договора о полной материальной ответственности, взыскать убытки в полном объеме, крайне затруднительно.

Кроме того, напоминаю Вам, что за “неофициальное” трудоустройство, предусмотрен административный штраф до 300 000 руб, либо арест до двух лет. Если сумма недостачи подтверждена надлежащим образом, то как вариант обратится в правоохранительные органы, о привлечении за совершение кражи, по ст. 158 УК РФ.

9.2. Как всегда, в течение года со дня увольнения (ст. 393 ТК РФ). Но, по тексту – в суд подать сможете, выиграть его – нет, недостачу такими видео нельзя доказать, а вот надлежащих документов – Вами не составлялось.

10. Устроился га работу, подписал договор о индивидуальной материальной ответственности приборы по актам передачи не получал, обучение на их использование не проводил. Могут ли с меня взыскать стоимость. Ремонта.

10.1. Если товарно-материальные ценности Вам по акту приема-передачи не передавались, то Вы не можете нести за них какую-либо материальную ответственность.

Источник: https://www.9111.ru/%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C/%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B0%D1%87%D0%B0_%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B9_%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8/

Расчеты по подотчетным лицам. Способы хищения подотчетных сумм, и методы их обнаружения по данным учетно-экономической информации

Кража материальных ценностей, переданных под отчет

В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Для учета денежных средств, выданных и израсходованных подотчетными лицами на административно-хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма “Авансовый отчет” (форма N АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к бухгалтерскому учету.

При выдаче работнику аванса на командировку делается в учете запись:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”,

Кредит 50-1 “Касса организации” – выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 “Специальные счета в банках”,

Кредит 51 “Расчетные счета” (52) – перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”,

Кредит 55 “Специальные счета в банках” – учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:

Дебет 20 “Основное производство” (23, 29),

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

Дебет 26 “Общехозяйственные расходы”,

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 “Расходы на продажу”,

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отразите записью:

Дебет 08 “Вложения во внеоборотные активы” (07, 10, 41),

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Расходы по командировке, целью которой является покупка и доставка материалов, товаров, приобретение или создание основных средств, относятся на их стоимость, а не на счета учета затрат, если авансовый отчет отражен до даты списания материалов в производство, ввода в эксплуатацию основных средств.

Цель командировки должна быть одинаково указана во всех документах, оформленных в связи с командировкой: в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а), в командировочном удостоверении (форма Т-10) и в служебном задании для направления в командировку и отчете о его выполнении (форма Т-10а), в путевом листе.

Учет расходов по командировкам, связанным с приобретением и созданием основных средств, требует более строгого подхода, чем по материалам, так как от стоимости основных средств зависит сумма налога на имущество. Здесь командировочные расходы учитываются в стоимости основных средств.

В случае если подотчетное лицо заявило о себе как о представителе организации, т.е. предъявило доверенность, счет-фактура должен быть выписан.

Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:

Дебет 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”,

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет “Расчеты по НДС”,

Кредит 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” – произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 “Прочие расходы”,

Кредит 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются так:

Дебет 28 “Брак в производстве”,

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции Соснаускене О. И. Зарплата от А до Я. Бухгалтерский учет, – «Омега-Л», 2006 г..

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списываются проводкой:

Дебет 91-2 “Прочие расходы”,

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.

Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”,

Кредит 50-1 “Касса организации” – возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (форма N КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. N 88) в установленном порядке:

Дебет 50 “Касса”,

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – на сумму неизрасходованных денежных средств, возвращенных в кассу организации.

Командировочные расходы включаются в состав прочих затрат (п. 8 ПБУ 10/99).

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов.

Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке.

В этом случае используются счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”, счет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Дебет 94,

Кредит 71 – отражены денежные средства, не возвращенные в установленные сроки;

Дебет 70,

Кредит 94 – удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

Дебет 73,

Кредит 94 – взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Источник: https://studbooks.net/1443320/buhgalterskiy_uchet_i_audit/raschety_podotchetnym_litsam_sposoby_hischeniya_podotchetnyh_summ_metody_obnaruzheniya_dannym_uchetno_ekonomicheskoy

Увольнение материально ответственного лица в 2020 году

Кража материальных ценностей, переданных под отчет

На каждом предприятии существуют должности, на которые возложены определенные материальные обязательства. Заключение и расторжение трудовых отношений с такими работниками имеют как общие черты, прописанные в Трудовом кодексе, так и особенные, применимые только к ответственным за ценности работникам.

Увольнение по собственному желанию материально ответственного лица происходит в общем порядке, установленным законом. Только работодатель имеет право потребовать до увольнения сотрудника провести полную инвентаризацию и передать все имеющиеся материальные ценности.

Такое требование должно быть оформлено приказом или распоряжением.

Общий порядок увольнения материально ответственного лица

Если работник пожелал уволиться с материально ответственной должности, к такой процедуре применимы общие положения Трудового кодекса об увольнении.

В частности, работник должен предупредить работодателя за две недели о своем намерении уйти.

Хотя договором о материальной ответственности может быть прописана процедура увольнения такого работника, положения договора не могут усугублять положение работника, в сравнении с указанными в Кодексе, нормами.

Увольнение сотрудника должно происходить по общему порядку, указанному в ст. 84.1 ТК РФ.

То есть, после подачи заявления, отработав положенное время, сотруднику в последний день его работы, должна быть выдана трудовая книжка и все расчетные денежные средства.

Поэтому, затягивать процедуру передачи товарно-материальных ценностей от одного сотрудника к другому, не допускается. Если положена инвентаризация, то она не должна происходить более, указанных двух недель.

Закон запрещает задерживать увольнение работника и выдачу ему расчета. За это работодателю грозит как финансовая ответственность, также и административная, вплоть до приостановления деятельности фирмы.

К содержанию

Нужна ли инвентаризация

Закон «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательное проведение инвентаризации на предприятии, если материально ответственное лицо, обслуживающее материальные ценности, поменялось. Или, в данном случае происходит увольнение работника.

Сложность может возникать тогда, когда сотрудник увольняется, а принимать ценности некому, так как замену ему еще не нашли. Ведь уполномочить любого сотрудника работодатель не может.

Только определенные должности на предприятии могут быть материально ответственными, и с ними должен быть заключен соответствующий договор.

Все эти нюансы должны быть прописаны в договоре о материальной ответственности сотрудника. В том числе, порядок его увольнения, проведения инвентаризации при увольнении по собственному желанию. Либо же в самом договоре, либо по распоряжению руководителя, могут быть установлены лица, которые уполномочены на прием материальных ценностей, которые передает сотрудник при увольнении.

На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету № 119н, материально-ответственное лицо должно перед своим увольнением сдавать акт о материальных ценностях бухгалтеру.

А пункт 258 данных указаний, кроме этого, содержит положение о том, что такие должности как заведующий складом, кладовщик, да и вообще все материально ответственные лица, могут быть уволены со своих должностей только после проведения инвентаризации.

Передача же ценностей, как правило, происходит по акту. Данный акт должен быть подписан главным бухгалтером, и руководителем предприятия, либо же, руководителем отдела иди склада.

Порядок проведения инвентаризации установлен указанными нормативно-правовыми актами. В частности, пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета устанавливает также обязательную инвентаризацию при смене материально ответственного сотрудника.

Только вот ни один из данных нормативно-правовых актов не возлагает на самого работника обязательств по проведению инвентаризации. Привлеченным он может быть к этой процедуре на основании изданного Распоряжения работодателя.

В данном распоряжении руководитель должен сослаться на пункты договора о материальной ответственности сотрудника, и на указанные выше акты.

К содержанию

Как передавать ценности

При увольнении материально ответственного лица, происходит передача всех материальных ценностей, за которые он отвечал другому материально ответственному лицу по акту.

Форма акта о передаче материально ответственного при увольнении не установлена законодательно, то есть, нет так называемой унифицированной формы. Поэтому, при составлении нужно учитывать Методические указания, а также специфику работы ответственного лица.

В акт необходимо вписать всех присутствующих при инвентаризации, и в нем они должны поставить свои подписи:

  1. главный бухгалтер;
  2. руководитель предприятия;
  3. руководитель склада, отдела;
  4. несколько уполномоченных лиц от предприятия;
  5. лицо, которому передаются ценности.

Руководитель организации подписывает данный акт о передаче ценностей, а также документ об инвентаризации. После принятия акта, при условии отсутствия к нему претензий, он считается таковым, что сдал ответственную должность и не имеет задолженности перед предприятием за уничтожение или хищение, пропажу таких ценностей.

К содержанию

Оформление увольнения сотрудника

В последний день работы материально ответственного лица, ему нужно выдать трудовую книжку, документы, связанные с работой, нужные справки по запросу сотрудника, а также все причитающиеся ему суммы выплат.

К таковым относятся компенсация за отпуск, заработная плата. Если во время двухнедельной отработки сотрудник не был на работе по причине своей болезни, отказать в увольнении ему не могут. Увольнение сотрудника нужно провести приказом.

Отсутствующий сотрудник может дать свое согласие на проведение инвентаризации.

Если по какой-то причине, сотрудник отказался от передачи ценностей, а не уволить его нельзя, некоторые работодатели проводят увольнение, после чего инициируют иск в суд.

В этом случае, уже материально ответственное лицо должно будет доказать тот факт, что материальные ценности им были переданы, и что недостача произошла не по его вине (если таковая имело место быть).

В этом случае, спор из трудового, перерастает в имущественный, поскольку касается компенсации причиненного предприятию ущерба в виде денежной суммы.

Источник: https://ipinform.ru/kadry/uvolnenie-rabotnikov/uvolnenie-materialno-otvetstvennogo.html

Юр-Центр Варуна