Как составить служебную записку для получения выплат и компенсации при сокращении?

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Как составить служебную записку для получения выплат и компенсации при сокращении?

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка
05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: //ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Заявление на выплату пособия по сокращению за второй месяц: образец, правила составления

Как составить служебную записку для получения выплат и компенсации при сокращении?
Работник, уволенный в результате сокращения, пишет заявление на выплату пособия за второй месяц по образцу, либо в произвольной форме с указанием некоторых обязательных пунктов.

Эта компенсация гарантирована государством и направлена на обеспечение человека средствами для существования на время поиска нового рабочего места.

Что важно знать о процедуре и составлении документа?

Статья 178 ТК РФ.

В ст. 178 ТК РФ оговорено право сокращенного работника на получение окончательного расчета и пособия в размере среднемесячной зарплаты, которые должны выплатить в день ухода. Выходное пособие предоставляется на 1 месяц вперед, при трудоустройстве возвращать эти деньги не нужно.

Кроме этого, уволенный может обратиться за компенсацией за второй месяц, при условии, что он не нашел новое рабочее место.

Факт! Если попавший под сокращение человек трудоустроился в середине второго месяца, то ему положено финансовое возмещение за те дни, в течение которых он был безработным.

За третий месяц компания также обязана оказать финансовую поддержку бывшему сотруднику при условии, что он в течение 2 недель зарегистрировался в службе занятости, но не трудоустроился.

Рассчитывать на компенсацию за 2-ой месяц могут сотрудники, для которых потерянное место работы было основным и постоянным. По остальным видам трудовых отношений в случае сокращения законодательством предусмотрены следующие нормы:

  1. Сезонные работники получают лишь выходное пособие в размере двухнедельного заработка.
  2. Жители районов Крайнего Севера могут рассчитывать на 3-месячное пособие без обращения в бюро по трудоустройству. За 4-ый, 5-ый и 6-ой месяцы положена компенсация, если человек в течение месяца с момента сокращения стал на учет по безработице.
  3. Работавшим по совместительству в последний день выдается выходное пособие за первый месяц, т.к. человек имеет постоянное трудоустройство.
  4. Граждане, заключившие трудовое соглашение на срок менее 2 месяцев, не попадают под сокращение.

Работник, подлежащий сокращению у частного предпринимателя, может остаться без финансовой поддержки. В этом случае возможность получения компенсации и сумма оговариваются в условиях трудового договора.

Пенсионеру, попавшему под сокращение, также положено выходное пособие и компенсационные выплаты за 2-ой месяц, если он не трудоустроился.  Пособие за 3-ий месяц не предоставляется, т.к. на учет по безработице не ставят граждан, находящихся на пенсии.

Правила расчета

Расчет и выдачу компенсации при сокращении производят работодатели на основании среднедневного заработка увольняемого. В правительственном постановлении №922 предусмотрен следующий порядок расчета средней заработной платы:

Фактическая зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения, делится на число дней в производственном календаре.

В процессе расчета не учитываются дни, которые приходились на:

  • отпуск, предоставленный по беременности и родам;
  • период нахождения на больничном;
  • временный простой производства по вине директора и другие периоды.

При расчете пособия за второй месяц величина среднедневной зарплаты умножается на число дней, подлежащих компенсации.

Факт! Наниматель вправе устанавливать повышенную сумму выплат для трудящихся, попавших под сокращение штатов.

Подобная практика встречается редко, поскольку не все имеют желание и финансовые возможности для увеличения компенсации. Кроме этого, повышенные суммы не освобождаются от уплаты подоходного и единого социального налога.

Число рабочих дней в периоде, за который предоставляется пособие, рассчитывается по производственному календарю. Вследствие этого, суммы, выплаченные за разные месяцы, могут отличаться.

Чем больше рабочих дней и меньше выходных, тем выше размер компенсации.

Пособие не облагается подоходным налогом и взносами, которые уплачиваются по договору страхования: социального и от производственных травм.

Сохраняемый средний заработок может получить сотрудник, который в течение 2-го месяца не трудоустроился.  Если он оформился на новом месте через 1 месяц и 5 дней, то будет выдана компенсация за 5 дней.

За деньгами следует обратиться к руководителю организации или в службу кадров в конце 2-го месяца или в ближайший день выдачи зарплаты на предприятии.

Необходимо предъявить паспорт и трудовую книжку без записи о приеме на работу.

Составление заявления

Образец документа.

Стандартный образец заявления на выплату денежного пособия по сокращению за второй месяц законом не предусмотрен, поэтому оно пишется от руки или набирается на компьютере в произвольной форме.

Пособие выдается на основании заявления уволенного работника, в котором необходимо указать:

  • наименование организации и ФИО руководителя;
  • ФИО заявителя, данные паспорта, адрес проживания и номер телефона;
  • вводную часть, в которой указывается ранее занимаемая должность и дата сокращения;
  • просьбу о выдаче положенного законом среднего заработка;
  • основание для выплаты, которым является факт отсутствия трудоустройства;
  • способ получения денег – на карту или в кассе наличными;
  • перечень приложенных документов;
  • подпись заявителя, ее расшифровку и дату.

Наниматель может предложить работнику расторгнуть трудовое соглашение до окончания срока, указанного в уведомлении о сокращении. Если он примет условия, то увольнение оформляется по соглашению сторон либо по инициативе сотрудника. В итоге уволенный получает выходное пособие, а положенная при сокращении компенсация за ним не сохраняется.

Специалист, который принимает заявление, сверяет ксерокопию трудовой книжки с оригиналом и прикрепляет ее к заявлению. Наниматель рассматривает заявление и издает соответствующий приказ.

Сроки оплаты за второй и третий месяц в законе не оговорены и соответственно не ограничены. Выдача наличных производится сразу или на следующие сутки. Средства на карту переводятся обычно в день перечисления зарплаты. За работодателем оставляется право выплатить компенсацию за второй месяц вместе с выходным пособием и полным расчетом в момент увольнения.

Бывший сотрудник может обратиться за пособием по истечении любого срока, даже спустя 6 лет после увольнения. Главное, чтобы заявление было подано в рабочее время компании.

Наниматель обязан выплатить пособие за период трудоустройства сокращенного работника до момента полной ликвидации предприятия.  Если работодатель отказывает в компенсации или затягивает сроки, решить проблему поможет комиссия по трудовым спорам.

Источник: //zarabativaem.com/zayavlenie-na-vyiplatu-posobiya-po-sokrashheniyu-za-vtoroy-mesyats-obrazets/

Всё, что нужно знать руководству предприятия о порядке сокращения должности в штатном расписании

Как составить служебную записку для получения выплат и компенсации при сокращении?

Обстоятельства иногда вынуждают организации проводить сокращение штата. Но провести это нужно так, чтобы избежать негативных последствий и возможных судебных разбирательств с уволенными сотрудниками. Для этого нужно действовать в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства.

Как правильно сократить: последовательность действий

Сокращение одной или нескольких позиций в штатном расписании необходимо проводить по следующей схеме.

  1. Издается приказ, где указывается, какие должности и с какого числа будут ликвидированы. Кроме того, в этом документе необходимо обосновать необходимость проведения такой процедуры.
  2. После этого нужно уведомить каждого сотрудника, чья должность попадает под сокращение. Это делают не позднее двух месяцев до указанной в приказе даты. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй остается на предприятии с отметкой сотрудника о получении уведомления.
  3. Если на какой-либо должности, которую планируется ликвидировать, трудится работник, не подлежащий увольнению по сокращению, работодатель обязан подготовить другие варианты, например, предложить ему пройти переквалификацию, занять другую должность и т. п.
  4. Каждому попавшему под сокращение работнику необходимо предложить другие свободные позиции в организации. При этом работодатель обязан предложить именно все свободные места, даже если абсолютно уверен, что работник не согласится перейти на эти позиции.
  5. В обязательном порядке предприятие должно информировать службу занятости о том, что в организации готовится сокращение. Это необходимо для того, чтобы центр занятости был готово помочь увольняемым с поиском новой работы и выплатить им пособие.
  6. При расторжении трудового контракта с сотрудником работодатель должен произвести все полагающиеся в такой ситуации выплаты. Все социальные гарантии, которые необходимо предоставить сокращаемым работникам, перечислены в статье 180 ТК РФ.

Кроме того, необходимо составить новое штатное расписание, которое будет введено на предприятии. Оно визируется руководителем организации и вступает в силу в день, указанный в приказе. Сам документ обычно составляется по форме Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.

В новом расписании могут быть изменены не только позиции, но и введены новые оклады для отдельных должностей. Это связано с тем, что часть функций сокращаемого работника может быть передана кому-либо из остающихся работников.

Руководство предприятия может созвать комиссию из работников предприятия, которая определит правомерность ликвидации некоторых позиций в организации. Также комиссия определяет сотрудников, которые имеют преимущественное право на сохранение должности в компании. Все решения оформляются путем составления протокола.

Служебная записка об упразднении должностной ставки

Если принятие решения о сокращении остается за руководителем предприятия, то непосредственный начальник подразделения, где будут ликвидированы некоторые позиции, должен предварительно подать служебную записку директору о необходимо проведения этой процедуры. В ней указываются причины, по которым целесообразно провести сокращение.

Определенной формы такого документа нет. Но все же ряд положений должен быть отражен:

  • в шапке указывается, кто составил документ, кому он адресован;
  • пишут наименование документа «Служебная записка» и ставят номер;
  • в текстовой части раскрываются причины, по которым целесообразно сократить некоторые должности, формулируются предложения по решению вопроса (увеличение числа работников на иных позициях, передача некоторых полномочий другим сотрудникам и т. п.).

Как и любой документ, служебная записка заканчивается подписью составителя, ее расшифровкой и датой составления документа.

Возможно предоставить и финансовый расчет, выполненный бухгалтерией (экономическим отделом и т. п.), в котором обосновывается необходимость сократить должности на предприятии.

Выплаты при увольнении в связи с изменением штата

При сокращении увольняемому сотруднику необходимо выплатить выходное пособие, равное одному среднемесячному должностному окладу. На основании статей 81 и 178 ТК РФ на время поиска новой работы за увольняемым сохраняется среднемесячный заработок на два месяца (в некоторых случаях на три).

Выходное пособие выдается в день расторжения трудового контракта. Если в этот день работника не было на месте, то в соответствии со статьей 140 ТК РФ (часть 1) деньги должны быть выплачены в день предъявления сотрудником требования о расчете либо на следующий день.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

Расчет выходного пособия и последующей компенсации производится на основании положений, изложенных в постановлении Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 года.

Кроме указанных выплат, также нужно выдать денежные средства за неиспользованный отпуск, заработную плату за последний расчетный период, начисленные премии, надбавки, бонусы.

Перед увольнением работник вправе воспользоваться очередным отпуском.

Тогда издается соответствующий приказ, а человеку выплачивают отпускные. Отпуск можно отгулять и не полностью, особенно если накопилось много дней. Тогда работник получает часть в виде отпускных, а часть – в виде компенсации за неиспользованный отдых.

Тем, кто работает на Крайнем Севере, получают дополнительные надбавки и компенсации (например, см. статью 318 ТК РФ).

На предприятии могут быть локальные акты, которые предусматривают больший размер выплат, в том числе и при сокращении. Эти положения обычно отражаются и в трудовом договоре. В этом случае необходимо к обязательным выплатам добавить и эти.

Сотрудник перед сокращением отрабатывает два месяца. Если в течение этого периода человек был на больничном и предоставил потом листок нетрудоспособности, то он должен быть перед увольнением оплачен. Больничный можно предоставить и в течение 30 дней после расторжения трудового договора. Имеет ли смысл брать больничный после сокращения и как он оплачивается, читайте здесь.

Сокращение штата всегда должно быть обоснованным. Перед изданием приказа составляется служебная записка, в которой обосновывается необходимость данной процедуры. О законных основаниях для сокрашения рассказано тут.

Сокращенному работнику необходимо выплатить выходное пособие и сохранить за ним среднемесячный доход на период трудоустройства (два или три месяца). Если человек отсутствовал на работе в последний рабочий день, то выдать деньги ему нужно в день обращения с требованием о расчете либо на следующий день.

Источник: //otrude.com/uvolnenie/prichiny/po-sobstvennomu-zhelaniyu-i-soglasheniyu-storon-prichiny/sokraschenie-shtata/dolzhnosti-v-raspisanii/

Юр-Центр Варуна