Как оформить документ

Общие нормы и правила оформления документов

Как оформить документ

“Кадровый вопрос”, 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава.

На груди орла, в красном щите – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

8) Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображение герба рекомендуется размещать над серединой строки и наименованием организации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ.

Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации – это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

(ОКПО)

Код организации – автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита “Код организации”.

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита “Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица”.

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита “Справочные данные об организации” включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа – это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Допускается словесно-цифровое оформление даты: 25 июня 2008 г.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка “N _____” регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

Источник: https://hr-portal.ru/article/obshchie-normy-i-pravila-oformleniya-dokumentov

Как правильно оформлять документы | Все по шагам

Как оформить документ

Абсолютно все сферы деятельности сопровождаются составлением документов – договоров, актов, соглашений, заявлений, жалоб, исков. Оформление документа является ответственной процедурой, ведь малейшая ошибка в форме или содержании делает его недействительным. О том, как правильно оформлять документы, расскажем ниже.

Виды документов

Перечислить все возможные виды и формыдокументов, бланков и справок практически невозможно, ведь они могут носить официальный,произвольный или смешанный характер. Тем не менее, для большинства сфердеятельности закон предусматривает не только виды разрешенных форм, но жесткиеправила их оформления, удостоверения, подачи.

Одним из возможных видов классификациидокументов является способ и цель происхождения. В рамках этого направлениявыделяют:

  • официальныйдокумент, который порождает права и обязанности граждан, юридических лиц(например, паспорт, диплом, договор и т.д.);
  • личныйдокумент (персональная переписка, дневники и т.д.)

Среди официальных документов существуетмножество отдельных категорий и разновидностей. Например, в их состав входитнормативный правовой акт, принимаемый властными органами и имеющий общий характер,либо распорядительный акт, имеющий индивидуальный характер.

Отдельным подвидомвыступает служебный документ, который организация использует в своей текущейдеятельности.

Требования к оформлению документов, имеющих служебный илиорганизационно-управленческий характер, могут устанавливаться нормативнымиактами, внутренними правилами предприятия.

Не менее важна классификация документовпо способу фиксации их содержания:

  • письменныйдокумент предусматривает текстовый способ закрепления информации;
  • врукописном бланке все данные фиксируются от руки;
  • присоздании и использовании электронного документа применяются средствакомпьютерной техники, программные приложения;
  • изобразительныйдокумент, если для фиксации данных применяются средства графическогоотображения;
  • множествоиных разновидностей бланков.

Требования к оформлению документов могут существенно отличаться, в зависимости от сферы деятельности и применения. Однако необходимо соблюдать общие правила и форме различных бланков, о которых поговорим ниже.

Узнайте больше  Как определить порядок пользования земельным участком

Основные правила оформления документов

Единое универсальное правило, котороеможно применить сразу ко всем видам документов, отсутствует. Однако длябольшинства официальных документов должен применяться стандарт ГОСТ Р. Общиеправила составления документов можно представить следующим образом:

  • любойвид официального документа должен соответствовать нормативу ГОСТ, в том числеиспользование строго оговоренных шрифтов, букв и цифр, иных стандартов;
  • каждыйофициальный документ должен соответствовать форме, регламентированной законом(например, правоустанавливающий бланк на недвижимость может составляться тольков виде выписки, а договор купли-продажи должен составляться в письменномформате);
  • официальныйгосударственный документ издается от имени Российской Федерации или иногопубличного образования, подлежит опубликованию, а его содержание имеет жесткорегламентированную структуру (нумерацию, подразделы и т.д.).

Аналогичный или расширенный переченьтребований установлен и для отдельных видов официальных документов.

Приведем примерный перечень возможныхвидов документов, которые применяются в различных сферах деятельности:

  • организационно-распорядительныедокументы организации – контракты и соглашения, товарно-транспортная накладная,сопроводительные письма, путевой лист на перевозку пассажиров и грузов, иныевиды деловых бланков и форм;
  • документыпри покупке квартиры, дома или земли – договоры и передаточные акты, техническийплан и т.д.;
  • документына транспортные средства – договор, по которому будет проходить проверка ирегистрация в ГИБДД, доверенность и т.д.;
  • документыдля иностранцев – разрешительные документы для пребывания в РФ и для трудоустройства,визы, приглашения на въезд, иные документы, которые требует миграционный режим;
  • банковскиедокументы – платежные получения, договоры на открытие счетов и вкладов, и т.д.;
  • проездныеи перевозочные документы для граждан и юридических лиц.

Помощь в оформлении документов, которую окажет юрист, будет заключаться в обеспечении грамотности и правильности составления, в соблюдении к нормативным правилам ГОСТ.

Оформление документов по ГОСТ

Нормативный стандарт ГОСТ предусмотрендля оформления текста документов, регламентирует следующие принципы:

  • шрифтдля введения текста содержание любого документа – TimesNew Roman,размер не менее 12;
  • каждыйраздел и подраздел текстовых документов должны иметь порядковую нумерацию(кроме приложений к документу), а нумерация осуществляется арабскими цифрами;
  • всеразделы и подразделы должны иметь соответствующие заголовки и подзаголовки;
  • навсе таблицы должны иметься соответствующие ссылки в содержании документа.

Узнайте больше  Обналичивание материнского капитала

Это только минимальный набор требований,который содержится в ГОСТ по оформлению документов. Чтобы избежать сложностей исоблюсти все указанные правила, помощь в оформлении документов могут оказатьюристы или иные специалисты.

Услуги по оформлению документов

Помощь юриста будет оказана при оформлении любой официальной документации. Мы поможем подготовить и грамотно оформить любой документ по следующим направлениям:

  • для совершения сделок с недвижимостью (дарение, продажа, аренда, мена и т.д.);
  • для издания распорядительных и служебных документов юридических лиц любой формы;
  • для обеспечения кадрового документооборота (приказы, журналы, трудовые договоры и т.д.);
  • для регистрации прав на землю любой формы собственности;
  • для прохождения  таможенных и налоговых процедур;
  • иные документ по запросам граждан и юридических лиц.

Услуги по оформлению документов будут включать разработку проекта бланков и форм, согласование их с заказчиком. Помощь в оформлении документов будет оказана любым удобным способом – в письменной или электронной форме, при личном обращении, через онлайн-сервисы. Какой бы документ вам не понадобился, помощь наших юристов позволит соблюсти все требования закона и нормативов ГОСТ.

Наш сайт не навязывает юридических илифинансовых услуг, не требует регистрации для скачивания образцов документов.Если вам пригодились советы, подготовленные авторами, вы можете поддержать наш проект,перечислив любую сумму по реквизитам:

  • намобильный телефон +7-905-873-1825;
  • наЯндекс-кошелек 4100 1466 5000 602;
  • накошелек WebMoney R204654639231.

Также вы можете предложить темы длябудущих статей на электронную почту lexseon@gmail.com . Мы всегдаподдерживаем обратную связь с читателями, поэтому рассмотрим все предложения исоветы. Вместе мы можем больше!

ГК РФГОСТДоговорДокументОбразецТК РФ

Источник: https://vseposhagam.ru/kak-pravilno-razrabotat-i-oformit-dokumenty/

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба

Как оформить документ
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.

Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

 

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
 

  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
     
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
     
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
     
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
     
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
     
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
     
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.

Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;
     
  • название организации.

    Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
     

  • вид документа;
     
  • место составления или издания.

    Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
     

  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится.

    Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
     

  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
     
  • заголовок к тексту.

    Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
     

  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ.

    В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
     

  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

    При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).

В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
 

  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.

Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.

В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.

Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Количество показов: 12800

Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/

Юр-Центр Варуна